キャンセルポリシー機能で予約キャンセルを柔軟に管理｜メニュー別設定・月額プラン・回数券に対応【RESERVA機能紹介】

予約受付では、キャンセルが発生した場合に備えて、キャンセル料の有無や発生するタイミングなどのルールをあらかじめ決めておく必要があります。

一方で、提供するメニューや支払方法によってキャンセル条件が異なる場合、予約サイト全体で同じルールを適用するだけでは、実際の運用に合わせにくいことがあります。また、月額プランや回数券を利用した予約では、キャンセル料だけでなく、利用枠やチケットをどのように扱うかも決めておく必要があります。

RESERVA予約システムの「キャンセルポリシー機能」では、現地決済・銀行振込・月額プラン・回数券を利用した予約にもキャンセルポリシーを適用できます。さらに、メニューや客室タイプごとに異なるキャンセルポリシーを設定したり、月額プラン・回数券の利用分をキャンセル時に使用済みにする条件を設定したりすることが可能です。

キャンセルポリシー機能を活用する3つのメリット

1．メニューや支払方法に合わせてキャンセル条件を設定できる

RESERVAでは、カード決済だけでなく、現地決済・銀行振込・月額プラン・回数券を利用した予約にもキャンセルポリシーを適用できます。

さらに、複数のキャンセルポリシーを登録すると、メニューごとに適用するキャンセルポリシーを設定できます。宿泊タイプでは、客室タイプごとの設定に対応しています。キャンセル料の有無や料率、発生タイミングなどを分けられるため、提供するサービスに合わせたキャンセル条件を設定できます。

2．月額プラン・回数券のキャンセル時の扱いを決められる

月額プランや回数券を利用した予約では、予約がキャンセルされた際に、利用枠やチケットを使用済みにするかどうかを設定できます。

キャンセル料の設定とは別に、利用分を使用済みにする条件や期日を設定できるため、「キャンセル料は発生させるか」「利用枠やチケットは使用済みにするか」をそれぞれ設定できます。

3．キャンセル料の確認・案内・管理をまとめて行える

キャンセル料が発生した予約は、管理画面の予約詳細から金額を確認できます。また、キャンセル料の領収書発行やCSVファイルへの出力にも対応しています。

キャンセルポリシーの説明文は言語ごとに登録でき、予約画面やメール・LINEのキャンセル通知では、予約者の利用言語に応じた内容を表示できます。キャンセル条件の案内から、発生したキャンセル料の確認・管理まで、予約システム上で行えます。

キャンセルポリシー機能でできること

1．さまざまな支払方法の予約にキャンセルポリシーを適用

キャンセルポリシーは、カード決済（RESERVAペイメント）だけでなく、現地決済・銀行振込・月額プラン・回数券を利用した予約にも適用できます。

キャンセル料の有無や料率、キャンセル料が発生するタイミングなどを設定し、予約時やキャンセル時に設定した内容を案内できます。

2．メニュー・客室タイプごとに異なるキャンセルポリシーを設定

複数のキャンセルポリシーを登録し、メニューごとに適用するキャンセルポリシーを選択できます。宿泊タイプでは、客室タイプごとに設定できます。

たとえば、メニューや客室タイプによってキャンセル料率や発生タイミングが異なる場合でも、それぞれに合わせたキャンセルポリシーを設定できます。

複数のキャンセルポリシーを登録する場合は、エンタープライズプラン以上の契約と、登録枠の追加購入が必要です。登録枠は、1件あたり月額2,200円（税込）で追加できます。

3．月額プラン・回数券の利用分を使用済みにする条件を設定

月額プラン・回数券を利用した予約では、キャンセル時に利用枠やチケットを使用済みにする条件を設定できます。

設定した期日以降に予約者がキャンセルすると、予約時に利用した月額プランの利用枠や回数券のチケットが使用済みになります。

キャンセル料とは別に設定できるため、キャンセル時の料金と、月額プラン・回数券の利用分をそれぞれ管理できます。

4．キャンセルポリシーの説明文を多言語で表示

キャンセルポリシーの説明文は、言語ごとに登録できます。

予約画面やメール・LINEのキャンセル通知では、予約者の利用言語に応じた説明文を表示できます。多言語で予約サイトを運営する場合も、利用言語に合わせてキャンセル条件を案内できます。

5．キャンセル料の確認・領収書発行・CSV出力に対応

キャンセル料が発生した予約は、管理画面の予約詳細からキャンセル料の金額を確認できます。

管理画面では、支払方法を問わずキャンセル料の領収書を発行できます。また、事前カード決済でキャンセル料を徴収し、来店済みになっている予約では、予約者がマイページからキャンセル料の領収書を発行できます。

CSVファイルでは、「キャンセル料」を出力項目として選択できます。予約情報とあわせてキャンセル料を出力できるため、キャンセル料が発生した予約を確認する際にも活用できます。

利用条件

キャンセルポリシー機能の利用条件は、以下のとおりです。

*¹RESERVAペイメント（事前カード決済）をご利用の場合は、利用プランにかかわらずキャンセルポリシー機能を利用できます。
*²複数のキャンセルポリシーを登録する場合は、エンタープライズプラン以上の契約と登録枠の追加購入が必要です。登録枠の追加料金は、1件あたり月額2,200円（税込）です。

まとめ｜予約内容に合わせたキャンセルポリシーを設定・管理

RESERVAのキャンセルポリシー機能を活用すると、カード決済だけでなく、現地決済・銀行振込・月額プラン・回数券を利用した予約にもキャンセル条件を設定できます。

複数のキャンセルポリシーを登録すれば、メニューや客室タイプごとに異なるキャンセル料率や発生タイミングを設定できます。また、月額プラン・回数券では、キャンセル時に利用枠やチケットを使用済みにする条件も設定できます。

キャンセルポリシーの多言語表示や、キャンセル料の領収書発行・CSV出力にも対応しているため、キャンセル条件の案内から発生したキャンセル料の確認・管理まで行えます。

「メニューや客室タイプごとにキャンセル条件を分けたい」「月額プランや回数券を含めてキャンセル時のルールを設定したい」とお考えの方は、RESERVA予約システムの導入をご検討ください。