ゲストハウスでは、チェックイン・アウト対応に加え、予約やレビュー管理、宿泊客への情報発信など、多くの業務が発生します。手作業を中心に対応していると、受付や予約情報の確認に手間がかかるほか、人為的ミスの発生につながる可能性もあります。
また、日々の業務に追われることで、ゲストハウスの醍醐味である、宿泊客との交流に時間を割くことが難しくなります。そこで、業務効率化に有効な施策としておすすめなのが、ゲストハウス向けの予約システムです。
本記事では、予約管理や施設運営を最適化し、宿泊客の満足度向上に役立つ機能を紹介します。
ゲストハウスのための予約システム「RESERVA」とは？
予約受付システムRESERVAは、350業種、35万の事業者、官公庁、公共施設などが利用している国内トップクラスのクラウド型予約管理システムです。誰でもかんたんに無料で予約サイトが作成でき、アカウント情報を登録するだけでわずか3分で始められます。
1．24時間365日予約を受け付け、予約の取りこぼしを防ぐ
予約システムRESERVAでは24時間365日ネット予約を受け付けられるため、深夜や早朝などのスタッフが不在の時間帯でも、自動で予約管理が可能です。利用当日や直前の予約にも対応できます。
2．顧客情報をかんたん管理、データの一括取り込みも可能
予約システム上で利用者情報や宿泊履歴を自動蓄積できるため、次回予約時のスムーズなチェックインを実現します。フロントでの滞在時間を削減することで、混雑を防ぎ、顧客満足度の向上に貢献します。
3．あらゆる連携機能を搭載、集客ツールとしての機能も充実
例えば、RESERVAのLINE連携の場合、利用者のLINEアカウント情報を用いた予約を実現し、サイト上での情報入力の手間を省略可能です。また、メルマガ配布やクーポン発行にも対応していることから、リピーター施策としても有効です。
RESERVA公式YouTubeでは、ゲストハウス運営者の方に役立つ予約システムの活用方法を公開しています。
ゲストハウス運営におすすめのRESERVA5つの機能
予約システムを活用する際は、宿泊予約をオンライン化するだけでなく、予約サイト上での残室数の表示や事前のオンライン決済対応、予約後の受付用QRコード発行など、予約から来訪前までの流れを整えることが重要です。ここでは、ゲストハウス運営と相性のよい5つの機能を具体的な活用方法とともに紹介します。
1．残室数表示機能
残室数表示機能を利用すると、予約の可不可だけでなく、残室数も表示することが可能なため、空き状況に関する問い合わせ対応の削減に寄与します。
残室数は予約状況にかかわらず常に表示できるほか、予約可能数が一定数以下になった場合にのみ表示することも可能です。残室数が少なくなると、早く予約すべきという心理効果が働き、予約の促進につながります。
2．オンライン決済機能
オンラインカード決済機能を導入することで、宿泊客は予約と同時に支払いまで完了できるため、当日のチェックインにかかる時間を短縮できます。予約情報と決済情報をあわせて管理できることから、スタッフが別々の管理表を確認する負担が減り、業務効率化も期待できます。
また、事前決済により宿泊客の予約意識を高められるため、無断キャンセルを防止する効果もあります。キャンセル料の設定も可能であり、直前キャンセルや当日キャンセルが発生した場合でも、施設側の利益損失を防げます。
3．予約受付用QRコード機能
ゲストハウスでは、ハウスルールや共用設備の説明、外国人への対応などにより、チェックインに時間がかかることがあります。
RESERVAの予約受付用QRコード発行機能を利用することで、予約確定後に受付用のQRコードが自動で発行されます。チェックイン時にスタッフが受付でQRコードを読み込むと、自動で予約詳細画面に遷移してチェックイン処理が完了します。これにより、予約者一人ひとりを帳票で確認する手間が省け、受付業務を効率化できます。
4．多言語設定機能
近年はインバウンドが増加しているため、外国人旅行者が利用しやすい予約サイトを整えることで、売上の増加が期待できます。
RESERVAには多言語表示機能が備わっており、日本語以外にも英語や中国語、韓国語、タイ語に対応した予約サイトを作成できるため、海外からの予約者にも柔軟に対応可能です。予約者はかんたんな操作で言語表示を変更することができ、ホームメニューやボタンが自動で翻訳されるほか、施設名やサービス紹介などについては、予約サイト運営者が手動で設定可能です。
5．アンケート・レビュー収集機能
サービスの質が売上を左右するゲストハウス業界では、宿泊者からのフィードバックを参考に運営体制の改善を目指すことが重要です。RESERVAのアンケート・レビュー収集機能では、予約者が施設側の質問に対し0～10の11段階で評価を付け、集計された結果は点数ごとに批判者・中立者・推奨者の3つに分類されます。施設・サービスの客観的な評価が数値で可視化されることで、施設の課題を把握できます。
また、アンケートには自由記述のレビュー回答欄を設けており、予約者の率直な意見を募ることができます。回収したレビューのなかから、ポジティブなレビューを厳選して予約サイト上に反映させることで、予約検討者の安心感や信頼感が高まり、予約の動機形成を高められます。
まとめ
本記事では、ゲストハウス運営に効果的なRESERVA予約システムの機能を5つ紹介しました。
予約システムの導入は、ゲストハウスにおける従業員の管理業務の負担を軽減し、スムーズな運営を実現するための大きな一歩となります。今回紹介した機能を効果的に活用し、宿泊者にとって快適な体験を提供することで、ほかのゲストハウスとの差別化を図ることができます。
