動物病院では、来院順番制の診察により、院内で長時間待機する患者にとって負担が大きいという課題がありました。そこで近年、予約システムを導入し完全予約制にして効率的に運営を行う動物病院が増えてきています。
予約システムの導入は予約業務を一元化するだけでなく、病院診療の手間を減らし、業務全体の効率化に寄与します。そこで今回は、動物病院がオンライン予約システムを導入するメリットや、実際の導入事例を紹介します。
動物病院の来院時における課題
混雑による待ち時間の延長
動物病院は、診療内容が同じであっても動物によって診療にかかる時間にかなり大きな差が出ます。来院順番制にしていても順番が来るまでの時間のめどが立ちづらく、結果的に待合室の混雑につながり、飼い主はもちろん動物たちにとっても負担です。
待合室の混雑状況の管理が適切に行われていないことは、病院評価にもつながります。来院が初めての飼い主は病院に対してネガティブな印象を持ち、今まで来院していた飼い主も別の病院へ移ってしまいます。
受付業務の手間
もう1点は、受付業務の手間が挙げられます。動物病院では、一般的な医療施設と異なり、受付のための人員を確保していないケースが見られます。そのような場合、患者が来院するたびに診療を中断して受付をしなければならず、非効率的です。その上、混雑してきた際に「あとどのくらいの時間かかりますか？」などの問い合わせへの対応を何度もしなくてはなりません。これらは受付業務の妨げになるだけでなく、通常の診療業務にまで支障をきたすことになります。
予約システム導入によるメリット
待合室の混雑緩和
まず予約システムの導入によって、待合室の混雑を緩和できます。来院時における課題でも示したように、今までの動物病院は来院順番制を導入していることが多く、順番が来るまで待合室で長く待機するため、飼い主とペットの双方にとって負担がかかります。予約システムを導入することで、来院時間を分散できるため、待合室で待つ時間を減らすことが可能です。
同じ診察内容でも動物ごとに診療時間が異なる場合は、別メニューを設けて予約を受け付けることで、診療時間を動物ごとに変更できます。
病院運営の効率化
予約システムを活用することにより、来院受付の効率化を進められます。
来院時における課題でも示したように、動物病院では受付のためだけに病院事務を雇っていないケースが多くみられます。ほかの作業と受付を兼任している場合、患者が来院するたびに業務を中断しなくてなりません。しかし、予約を事前に受け付けていることで、患者の受付準備を事前に行うことができます。
また予約システムの事前アンケート機能を活用すれば問診票の記入を削減できるため、実際に来院してからの手続きのが簡易化されます。受付だけでなく診察も円滑に進められるため、病院運営そのものの効率化を実現します。
診察数の増加
飼い主のなかには、待ち時間が長いことや電話予約がつながらないことを理由に、別の動物病院を受診している方も少なくありません。予約システムの導入で24時間365日予約が可能になれば、忙しい飼い主もスムーズに予約でき、診療前後の無駄な時間も減るため、来院する可能性が高まります。
また混雑状況が緩和されることで、飼い主にとって利便性の良く、ペットにとっても居心地の良い病院だという認識が強まります。これにより、初来院の飼い主の再診につながり、より多くの患者を診察できることが期待できます。
予約システム導入事例
うわまち動物病院
うわまち動物病院は、神奈川県横須賀市に位置する完全予約制動物病院です。患者の待ち時間を軽減し、適切な診療時間を確保するために予約システムを活用して予約を受けています。
うわまち動物病院の予約サイトでは、多言語設定機能が使われており、日本語に加えて英語に対応した予約ページを用意しています。多言語設定機能では、「予約する」などの固定文言を設定した言語へ自動で切り替えられるほか、メニュー名や案内内容なども言語ごとに登録できます。外国語を利用する飼い主にも予約方法や必要な情報を伝えやすくなり、幅広い利用者が手続きを進めやすい予約環境の整備につながります。
マディー動物病院上尾医院
マディー動物病院上尾医院は、埼玉県上尾市に位置する動物病院です。当院は予約優先制を導入しており、動物や飼い主の負担を最小限にし、より満足度が高い医療を提供できる動物病院の運営を心掛けています。
マディー動物病院上尾医院の予約サイトでは、スタッフ指名タイプの予約サイトが使われており、予約者が担当者を選択したうえで、その担当者のスケジュールから希望日時を選んで予約できます。スタッフ指名タイプの予約サイトでは、担当者ごとに対応するメニューを設定できるため、診療体制に応じた予約枠を案内できます。担当者別のスケジュールと予約情報をまとめて管理することで、予約受付から当日の診療までの調整を行いやすくなります。
ピオニー動物病院
ピオニー動物病院は、東京都港区高輪にある動物病院です。動物達がストレスを感じず、安心できる雰囲気作りを心掛けており、予約システムを活用した優先予約制を導入しています。優先予約制にすることで長々とした待ち時間を減らし、動物だけでなく飼い主のストレス軽減にもつながります。午前、午後ともに3時間の診療時間を有効活用できるように、予約システムを活用した予約受付、管理は欠かせません。
当院では予約システムのお知らせ機能を活用して、特別営業日時をアナウンスしています。病院のホームページで営業時間の変更案内を行う病院も多いですが、RESERVAでは最新のニュースから3件は予約メニューが書かれている予約サイトトップに表示されるため、ホームページよりも患者の目に留まる可能性が非常に高く、確実に伝達することができます。
さだひろ動物病院
さだひろ動物病院は、千葉県松戸市新松戸にある犬・猫専門の動物病院です。一般外科や内科をはじめ、腫瘍科、循環器科、皮膚科、消化器科、泌尿器科など幅広い診療に対応しています。犬や猫それぞれの症状や状態を確認し、飼い主と相談しながら、一頭ごとの状況に合わせた治療方針を提案している点が特徴です。一般的な内科・外科診療からさまざまな診療分野まで対応することで、犬や猫の健康に関する幅広い相談を受け付けています。
画像引用元：さだひろ動物病院 予約サイト
さだひろ動物病院の予約サイトでは、予約時アンケート機能が使われており、予約手続きとあわせて来院前に必要な情報を入力してもらえます。予約時アンケート機能では、選択式や自由記述などの質問を設定できるため、来院目的や症状、気になっていることなどを事前に確認する際に役立ちます。あらかじめ回答内容を把握しておくことで、受付後の聞き取りを補完し、診療前の情報確認をよりスムーズに進められます。
レイシア動物医療センター
レイシア動物医療センターは、埼玉県所沢市にある犬・猫を対象とした動物病院です。院内にCTを備え、予防医療をはじめ、一般診療や専門診療、手術、健康診断まで幅広く対応しています。病気が発生してから治療するだけでなく、健康状態を継続的に確認しながら早期発見につなげることを重視しており、犬や猫の健康寿命の延伸を意識した診療を行っています。日常的な健康管理から検査、治療まで、多様な診療に対応している点が特徴です。
レイシア動物医療センターの予約サイトでは、トップ画像・ロゴ設定機能が使われており、予約サイトに病院のロゴやイメージに合った画像を表示できます。トップ画像・ロゴ設定機能を活用すると、予約ページを開いた利用者に病院名やブランドイメージを視覚的に伝えやすくなります。公式サイトなどで使用しているデザインとイメージをそろえることで、予約ページでも病院らしさを保ちながら、利用者が予約先を認識しやすいページづくりにつなげられます。
動物病院の来院予約には、予約システムRESERVA
RESERVA（レゼルバ）は、導入数35万社、予約システムシェア国内トップクラスの実績を誇るクラウド型予約管理システムです。業界・業種問わずあらゆるビジネスに対応しており、350種類以上の業態でRESERVAが利用されています。アカウント発行から予約システム作成完了まで最短3分で、永久無料で使えるフリープランもあるため、導入コストを低くしたい・使用感を確かめてから導入したいといった動物病院におすすめです。
100種類以上の機能を搭載しており、動物病院の予約業務の効率化はもちろん、院内の混雑緩和など運営の効率化を同時に図ることがが可能です。例えば予約時アンケート機能を活用して事前に問診票に答えてもらうことで、来院時に診察を円滑に進めることができます。
RESERVAは多彩なプランから各動物病院の規模や運営におけるニーズに沿った選択ができ、使用予定の機能数によって細かい料金設定がされている点も特徴です。
まとめ
今回は動物病院が抱える運営上の課題とその解決策として挙げられる予約システムの導入、そして実際に導入した動物病院の事例を紹介しました。予約システムは予約業務の効率化させるだけでなく、満足度向上にも貢献します。予約システムを導入し、最適な運営を目指しましょう。
