会社説明会は、求職者が企業の事業内容や仕事内容、社風などを知り、応募先を検討する重要な機会です。近年は対面に加えてオンライン開催も広がり、求職者が予定や場所に合わせて参加しやすい環境づくりが進んでいます。一方、企業側には日程公開や参加受付、定員管理、問い合わせ対応など多くの業務が発生するため、予約受付をオンライン化し、求職者自身が希望日時を選択できる仕組みを整えることが、採用担当者の負担軽減と円滑な説明会運営につながります。
会社説明会の運営課題
参加希望者との日程調整
会社説明会では、複数の日程や時間帯を設定し、多くの求職者から参加を受け付けるケースがあります。採用担当者がメールや電話で希望日時を確認し、空いている枠を案内する方法では、候補日の提示から参加確定まで複数回のやり取りが必要になることがあります。特に新卒採用では授業やアルバイト、ほかの企業の選考などと日程が重なりやすく、中途採用でも就業時間外の参加希望が発生します。参加者自身が空いている開催枠を確認して申し込める仕組みを整えることが、双方の負担軽減につながります。
申込情報の管理負担
会社説明会の参加者が増えると、氏名や連絡先、参加日時などの申込情報を正確に管理する必要があります。メールや電話、採用サイトなど複数の経路から申し込みを受け付けている場合、担当者が情報を表計算ソフトなどへ転記する作業が発生し、入力漏れや重複登録につながる可能性があります。また、開催日ごとに参加者を整理し、当日の出席状況やその後の選考状況を確認するためには、情報を探しやすい状態でまとめておくことも重要です。採用活動が集中する時期ほど、受付情報を効率よく整理できる体制が求められます。
申込締切と定員の調整
会社説明会では、参加者数に応じて資料を準備したり、担当者の配置やWEB会議の運営方法を決めたりするため、申込受付を終了するタイミングも重要です。開催直前まで申し込みを受け付けると参加機会を広げられる一方、当日の準備時間を確保しにくくなる場合があります。反対に締切を早く設定しすぎると、直前に予定を調整できた求職者が申し込めません。説明会の形式や準備内容に応じて受付締切を設定し、開催日ごとの参加人数を把握しながら運営する必要があります。
問い合わせ対応の集中
会社説明会の受付期間中には、仕事内容や応募条件、服装、当日の参加方法、WEB説明会の接続方法など、求職者からさまざまな問い合わせが寄せられます。採用担当者が通常業務や面接対応と並行して個別に回答している場合、問い合わせが集中する時期には返信まで時間がかかることがあります。また、求職者がどこから問い合わせればよいのかわからない状態では、疑問を解消できないまま説明会への参加を見送る可能性もあります。参加申込とあわせて問い合わせ先をわかりやすく案内できる環境づくりが必要です。
予約システム導入のメリット
参加申し込みのオンライン化
予約システムを導入すると、会社説明会の日程を予約サイト上に掲載し、求職者自身が参加可能な日時を確認して申し込めます。採用担当者が一人ひとりの希望日時を聞き取り、空き枠を案内する作業を減らせるため、説明会の日程調整にかかる負担を軽減できます。求職者にとっても、採用担当者の営業時間を気にせず、自分の予定を確認しながら申し込みを進められます。対面説明会だけでなくオンライン説明会の受付にも活用できるため、複数形式の会社説明会を実施する企業でも運用を整理しやすくなります。
参加者情報の一元管理
オンラインで受け付けた予約情報を管理画面にまとめることで、開催日時ごとの参加者を確認しやすくなります。メールの受信履歴や表計算ソフトを照合しながら参加者一覧を作成する必要がなくなり、説明会準備や当日の受付にも情報を活用できます。複数の担当者が採用活動に携わる企業では、予約状況を共通の情報として確認することで、担当者間の認識をそろえやすくなります。受付業務に費やしていた時間を減らし、求職者とのコミュニケーションや選考準備など、本来の採用業務に時間を充てやすくなります。
受付期間の適切な設定
会社説明会の開催日時にあわせて予約受付の締切を設定すると、準備に必要な時間を確保しながら参加者を募集できます。例えば、オンライン説明会では開催直前まで受付を行い、対面説明会では会場準備や資料印刷を考慮して前日までに締め切るなど、運営方法に応じた設定が考えられます。担当者が申込状況を確認して手動で受付を終了する方法と比べ、あらかじめルールを設定しておくことで締め忘れを防ぎやすくなります。開催回数が多い採用活動でも、一定のルールに沿った受付運用につながります。
開催案内と求職者対応の効率化
予約システムの各種機能を活用すると、説明会への申し込みだけでなく、参加者への事前案内や問い合わせ対応も効率化できます。予約リマインドメールを設定すれば開催前に日時を改めて案内でき、オンライン説明会ではZoom連携機能を利用して参加情報を案内する運用も可能です。また、予約サイト内に問い合わせ窓口を設ければ、参加を検討している求職者が疑問点を確認しやすくなります。受付から開催までの情報伝達を整理することで、採用担当者と参加者の双方にとってわかりやすい運営につながります。
会社説明会におけるRESERVA予約システム導入事例
ダイアモンドヘッド株式会社
ダイアモンドヘッド株式会社は、ファッション・アパレルを中心に、幅広い業界のEC事業を支援する企業です。自社開発のECシステムやSaaSの提供に加え、商品撮影、Webマーケティング、物流、カスタマーサポートまで、EC運営に関する幅広いサービスをワンストップで提供しています。札幌開発ではITエンジニアの採用を行っており、企業や仕事内容への理解を深めてもらう機会として、オンライン会社説明会やインターンシップを開催しています。
ダイアモンドヘッド株式会社の予約サイトでは、仮予約受付機能が使われており、参加希望者からの申し込みを仮予約として受け付けた後、管理者が内容を確認して予約を承認または却下できます。会社説明会やインターンシップの日程について、担当者が申込状況を確認してから参加を確定できるため、開催枠や受け入れ状況に応じた運用が可能です。申し込みと予約確定の間に確認工程を設けることで、採用担当者が参加者や開催日時を確認しながら受付を進められます。
株式会社ダイハチ
株式会社ダイハチは、「ベガビック」ブランドで全国にアミューズメント施設を展開する企業です。新卒・中途採用に取り組んでおり、学歴や経歴だけではなく、一人ひとりの個性や人柄を重視した採用を行っています。採用活動では、アミューズメント業界で働く魅力や実際の仕事内容について紹介する90分のWEB会社説明会をZoomで開催しています。説明会終了後には希望者を対象とした一次選考も実施しており、企業や仕事への理解から次の選考まで進められる機会を設けています。
株式会社ダイハチの予約サイトでは、予約受付締切設定機能が使われており、WEB会社説明会ごとに申し込みを受け付ける期限を設定できます。説明会の開始時刻から逆算して締切を設けることで、参加者情報の確認やZoom開催に向けた準備時間を確保しながら募集を進められます。開催日ごとに受付終了のタイミングを管理しやすくなるため、複数の日程で説明会を実施する場合でも、採用担当者が手作業で受付状況を確認して締め切る負担を軽減できます。
参考サイト：https://daihachi.jp/
予約サイト：https://reserva.be/daihachi
株式会社キャンディル
株式会社キャンディルは、戸建て住宅や集合住宅、商業施設などを対象に、リペアやメンテナンスをはじめとする建築サービス関連事業を全国で展開する企業です。新卒採用では、学生にキャンディルグループへの理解を深めてもらうための会社説明会を実施しています。新卒向けには約60分のWEB説明会を開催し、オンラインで参加できる機会を設けています。事業やグループについて知ってもらう場を用意することで、学生が仕事内容や企業への理解を深めながら、その後の就職活動を検討できるようにしています。
株式会社キャンディルの予約サイトでは、お問い合わせ機能が使われており、予約サイトを閲覧した学生が確認したいことがある場合に、オンライン上から問い合わせを行えます。会社説明会への参加方法や開催内容などについて疑問が生じた際に問い合わせ先をわかりやすく用意することで、参加前の不明点を解消するための窓口として活用できます。申し込みの受付と問い合わせ先を同じ予約サイト上で案内することで、学生が必要な情報へアクセスしやすい環境づくりにつながります。
会社説明会の予約には「予約システムRESERVA」
会社説明会への参加予約には、導入数35万社を誇る、予約システムシェア国内トップクラスのクラウド型予約管理システムRESERVA（レゼルバ）が最適です。業界・業種問わずあらゆるビジネスに対応しており、350種類以上の業態で活用されています。アカウント発行から予約システム作成完了まで最短3分で、永久無料で使えるフリープランもあるため、導入コストを低くしたい・使用感を確かめてから導入したいといった事業者におすすめです。
会社説明会の予約にオススメのRESERVA機能
・予約受付締切設定機能
予約受付締切設定機能を利用することで、会社説明会の開始日時にあわせて申込受付の締切を設定できます。開催前に参加者一覧を確認したい場合や、説明会資料・オンライン開催環境の準備時間を確保したい場合に役立ちます。
・Zoom連携機能
Zoom連携機能を利用することで、オンライン会社説明会の予約とZoomミーティングを連携できます。予約完了後に参加用URLなどを予約者へ案内できるため、オンライン説明会への参加情報を個別に送る作業の削減に役立ちます。
・予約リマインドメール機能
予約リマインドメール機能を利用することで、会社説明会の開催前に参加予定者へ予約日時を改めて案内できます。複数企業の説明会や選考を並行している求職者にも開催予定を知らせられるため、参加忘れや日時の勘違いを防ぐための対策として活用できます。
・お問い合わせ機能
お問い合わせ機能を活用することで、会社説明会への参加を検討している求職者からの質問を予約サイト上で受け付けられます。参加方法や説明会内容などについて確認できる窓口を用意し、申し込み前に生じた疑問を採用担当者へ伝えやすい環境を整えられます。
まとめ
会社説明会では、日程調整や参加者情報の整理、申込締切、問い合わせ対応など幅広い業務が発生します。予約システムを導入して参加受付をオンライン化すれば、求職者が希望日時を選びやすくなり、企業側も開催日程や申込情報を効率的に管理できます。RESERVAには、予約受付締切設定機能やZoom連携機能、予約リマインドメール機能、お問い合わせ機能など、対面・オンライン双方の会社説明会に活用できる機能がそろっています。採用業務の負担を軽減し、説明会運営を円滑にしたい企業は、RESERVAの公式サイトをご確認ください。
